Mengenal Cara Merumuskan Key Performance Indicators (KPI)

Bisa Jaya, Jakarta – Perumusan KPI yang tepat dilakukan dengan memastikan bahwa seluruh tim bekerja dengan yang baik untuk mencapai target organisasi/perusahaan. 

Dalam merumuskan KPI yang efektif, diperlukan kejelasan, relevansi, dan ukuran yang terukur agar hasilnya dapat dievaluasi dan ditingkatkan. Berikut adalah langkah-langkah umum untuk membuat KPI yang baik. 

Tentukan Tujuan Utama Bisnis (Objective)

Objective harus bersifat spesifik, jelas, dan aspiratif. Pastikan tujuan ini relevan dengan visi dan misi organisasi serta menantang anggota tim untuk bekerja lebih baik. Contohnya, jika perusahaan Anda ingin meningkatkan pengalaman pelanggan, maka tujuan (objective) bisa berupa “Meningkatkan kepuasan pelanggan di seluruh titik kontak perusahaan.”

Gunakan Metode SMART untuk KPI

Metode SMART adalah Spesific, Measurable, Achivable, Relevant dan Time bound. 

• Specific (Spesifik): KPI harus jelas dan tidak ambigu.
• Measurable (Terukur): KPI harus bisa diukur dengan angka.
• Achievable (Dapat Dicapai): KPI harus realistis sesuai dengan sumber daya yang dimiliki.
• Relevant (Relevan): KPI harus relevan dengan tujuan perusahaan.
• Time-bound (Berbatas Waktu): KPI harus memiliki tenggat waktu tertentu.

Identifikasi Hasil Utama (Key Results)

Key Results adalah cara untuk mengukur apakah tujuan spesifik sudah tercapai. Untuk membuat hasil yang terukur:

• Buatlah Key Results yang kuantitatif dan terukur dengan angka.
• Pastikan Key Results adalah indikator yang benar-benar berpengaruh terhadap tercapainya Objective.
• Biasanya, 2-5 Key Results cukup untuk mengevaluasi satu Objective.

Contoh Key Results dari Objective di atas:

• “Meningkatkan skor Net Promoter Score (NPS) dari 50 ke 70.”
• “Mengurangi waktu respon rata-rata customer service dari 2 jam menjadi 30 menit.”
• “Meningkatkan kepuasan pelanggan pasca pelayanan menjadi 90%.”

Tentukan Metode Pengukuran dan Target

KPI harus mencerminkan Key Results yang sudah dibuat. Pastikan Anda memilih alat ukur yang tepat dan menetapkan target yang realistis namun cukup ambisius. Misalnya, untuk KPI tentang kepuasan pelanggan, target bisa berupa persentase tertentu dari pelanggan yang puas atau peningkatan dalam waktu penyelesaian permasalahan.

Implementasi dan Evaluasi

Setelah KPI ditetapkan, penting untuk:

• Mengkomunikasikan dengan jelas kepada semua tim.
• Melakukan check-in secara berkala, baik mingguan atau bulanan, untuk melihat apakah target sesuai jadwal.
• Evaluasi hasil secara kuantitatif dan kualitatif untuk menentukan apakah strategi dan sumber daya yang digunakan sudah efektif.

KPI yang baik harusnya bisa dipantau dan diukur secara berkala dalam waktu harian, mingguan atau bulanan. Dengan dipantaunya KPI secara berkala akan membantu perusahaan dalam pengintifikasian area yang perlu diperbaiki lebih awal. 

Libatkan tim dalam menetapkan KPI 

Terakhir, libatkan tim atau individu yang bertanggung jawab dalam merumuskan KPI. Mereka akan lebih termotivasi jika mereka ikut menentukan indikator yang akan menjadi tanggung jawab mereka.